Thực hành soạn và định dạng văn bản hành chi chi tiết A-Z

Nội dung bài viết:

Trong môi trường công sở hiện nay, việc soạn thảo và định dạng văn bản hành chính, công văn là kỹ năng vô cùng cần thiết. Những văn bản này không chỉ đòi hỏi nội dung chính xác mà còn phải được trình bày chuyên nghiệp, tuân thủ các quy định về hình thức. Microsoft Word là công cụ hỗ trợ đắc lực cho công việc này, nhưng không phải ai cũng biết cách sử dụng hiệu quả. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từ A đến Z cách soạn thảo và định dạng văn bản hành chính, công văn trên Word, giúp bạn làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.

Bước 1: Xác định bố cục và các thành phần có trong văn bản hành chính

Trước khi bắt tay vào soạn thảo một văn bản hành chính, việc xác định rõ bố cục và các thành phần cơ bản là rất quan trọng. Một văn bản hành chính chuẩn thường bao gồm các phần sau:

Tiêu đề văn bản: Tiêu đề thường được viết in hoa, thể hiện rõ ràng nội dung chính của văn bản.
Quốc hiệu và Tiêu ngữ: Quốc hiệu (CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM) và Tiêu ngữ (Độc lập – Tự do – Hạnh phúc) được đặt ở phía trên cùng, căn giữa trang và viết hoa.
Địa điểm và thời gian: Ghi rõ địa điểm và thời gian lập văn bản, thường được đặt bên phải, dưới phần Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
Tên cơ quan, tổ chức: Tên cơ quan hoặc tổ chức ban hành văn bản được đặt ở phía trên cùng, bên trái.
Số và ký hiệu văn bản: Mỗi văn bản đều cần có số hiệu để tiện theo dõi và quản lý.
Nội dung văn bản: Phần nội dung chính, trình bày cụ thể các thông tin, yêu cầu hoặc thông báo cần truyền đạt.
Kết luận và chữ ký: Phần kết luận của văn bản, bao gồm chữ ký, họ tên và chức vụ của người có thẩm quyền ký văn bản.

Để bắt tay vào thực hành mình xin đưa ra một văn bản hành chính mẫu, và tạm thời chúng ta có thể chia văn bản này thành bố cục gồm 4 phần.

Cách soạn và định dạng văn bản hành chính — Văn bản hành chính mẫu

Cách soạn và định dạng văn bản hành chính 1 — Chia văn bản mẫu làm bố cục 4 phần

Bước 2: Thiết lập trang

– Thay đổi đơn vị sử dụng trên văn bản: Đơn vị mặc định trong Microsoft Word 2019 là inches. Tuy nhiên tài liệu này sử dụng đơn vị là cm để thiết lập cho các lề của văn bản. Vì vậy, chúng ta cần thay đổi đơn vị từ inches sang cm, thực hiện như sau:

• Chọn tab File → chọn Options, xuất hiện hộp thoại Word Options, chọn Advanced, tìm đến mục “Show measurements in units of”, chọn đơn vị là cm.

Thay đổi đơn vị từ Inches sang Centimeters

– Chọn khổ giấy: A4

• Tab Layout → nhóm Page Setup, chọn vào biểu tượng mở rộng tab Page Setup (hình mũi tên ở góc dưới bên phải)

• Xuất hiện hộp thoại, chọn Paper → Paper size: A4

– Lề văn bản:

• Cách 1: Top (trên): 2 – 2.5cm, Bottom (dưới): 2 – 2.5cm, Left (trái): 3 – 3.5cm, Right (phải): 1.5 – 2cm
• Cách 2: Top (trên): 2cm, Bottom (dưới): 2cm, Left (trái): 3cm, Right (phải): 2cm (văn bản in)
• Cách 3: Top (trên): 2cm, Bottom (dưới): 2cm, Left (trái): 3.5cm, Right (phải): 1.5cm (đóng gáy lò xo/ đóng cuốn)

Bước 3: Định dạng phần (1)

– Mở văn bản cần định dạng, thiết lập font chữ cho toàn bộ văn bản là Times New Roman.
– Có nhiều cách để thực hiện như sử dụng Tab, sử dụng Table. Ở đây, chúng ta sẽ chọn cách sử dụng Table để thực hiện.
– Chèn Table (bảng), đặt con trỏ chuột tại điểm cần chèn bảng

Đặt con trỏ chuột tại vị trí cần chèn bảng

• Chọn tab Insert → nhóm Tables → chọn Table → chọn Insert Table, xuất hiện hộp thoại, nhập vào ô giá trị Number of columns: 2, Number of rows: 2

• Xuất hiện bảng sau khi chèn

• Tiếp theo, di chuyển các nội dung đã có bên dưới vào bên trong bảng. Di chuyển bằng cách, tô đen nội dung cần di chuyển, di chuyển chuột vào vùng đã tô đen, nhấn giữ chuột trái và di chuyển vào vị trí đích.

• Trình bày, định dạng cột 1, 2 như hình bên dưới, canh giữa (center) cột 1, 2

• Chọn vào biểu tượng:để chọn toàn bộ bảng.

• Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn: Chọn tab Home → nhóm Paragraph → chọn biểu tượng (Line and Paragraph Spacing), chọn 1.0

• Bỏ các đường viền của bảng: Chọn tab Home → nhóm Paragraph → chọn Borders → No Border.

• Kết quả:

Bước 4: Định dạng phần (2)

– Chèn thêm bảng (2 cột x 2 dòng), đưa nội dung vào bảng.

– Thực hiện định dạng nội dung trong bảng như hình bên dưới:

– Bỏ các đường viền của bảng (Home → nhóm Paragraph → chọn Borders → No Border.).

Bước 5: Định dạng phần (3)

– Tô chọn nội dung cần định dạng

– Chọn tab Home → nhóm Paragraph → chọn biểu tượng mở rộng Paragraph → Special: First line (by: 1cm); Spacing → Before: 6pt.

– Chọn Paragraph → chọn biểu tượng mở rộng -> Chọn Justify (canh đều).

Bước 6: Định dạng phần (4)

– Chèn Table (bảng), đặt con trỏ chuột tại điểm cần chèn bảng.

– Chèn thêm bảng (2 cột x 1 dòng), đưa nội dung vào bảng.

– Thực hiện cột 1, cột 2, theo hướng dẫn sau đó bỏ viền của bảng.

Bước 7: Lưu file để sử dụng lại cho lần sau

Các văn bản hành chính, công văn có bố cục và cấu trúc tương tự nhau. Vì vậy bạn có thể lưu lại file mẫu để sau này khi cần có thể lấy ra sửa lại nội dung để sử dụng lại. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian cho việc tạo bảng và định dạng. Dưới đây là file mẫu, nếu bạn cần có thể tải xuống. Chúc bạn thành công!

Tải xuống file mẫu: